VR Group – Hankintatoimen portfoliohallinnan ratkaisu

21.01.2015#Referenssit

Asiakastarve

VR-konserni on uudistamassa hankintatoiminnan arvoketjuun kuuluvia prosessejaan. Uudistuksella tavoitellaan yksikkörajat ylittävää liiketoiminnallista näkyvyyttä konsernin hankintoihin sekä toimittaja- ja sopimushallintaan. Tavoitteena on aiempaa ennakoivamman raportoinnin kautta saatava seuranta- ja ennustettavuus sekä kaiken kaikkiaan parempi hallittavuus investointien ja hankintojen portfolioon.

Prosessiuudistuksen onnistumisen edellytyksenä oli uudistaa hankintaportfolion hallinnan tietojärjestelmät. Konsernin operatiivisen ostamisen sekä taloushallinnon ERP-järjestelmät eivät tähän tarkoitukseen soveltuneet eikä niitä joustamattomina tähän tarkoitukseen voitu järkevällä työpanoksella räätälöidä. Tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka on helposti mukautettavissa asiakkaan prosesseihin ja on käyttäjäystävällinen, tietoturvallinen sekä skaalattavissa uusiin käyttötarpeisiin.

Ratkaisu

VR-konserni valitsi SoulCoren strategisen hankinnan ratkaisun toimittajaksi. SoulCoren rakentama ratkaisu on tarkoitettu strategisen hankinnan ydinprosessien tueksi – kaikissa sen tärkeimmissä vaiheissa ja kaikille prosessien osapuolille. Ratkaisu mahdollistaa hankinnan ydintiedon helpon keräämisen ja hallinnan sekä tarjoaa ydintietoon että aikakriittiseen tilannetietoon pohjautuvan tilannekuvan personoidusti kohdistaen. Ratkaisun monikerroksinen ja dynaaminen raportointi tuo läpinäkyvyyttä ja ennakoitavuutta yli yksikkörajojen. Tämän lisäksi ratkaisu mukautuu joustavasti asiakaskohtaisiin muuttuviin ja uudistuviin tarpeisiin.

Aikakriittiselle prosessiuudistukselle oli tärkeää se, että ratkaisun rakentaminen oli nopeaa ja joustavaa. SoulCoren automatisoituun sovellustuotantoon perustuva toimintatapa ja asiakkaan syvällinen ymmärrys strategisen tason hankintatoimesta sekä ratkaisun käyttöönotto Microsoft® Azure –pilvipalvelualustalla mahdollisti ratkaisun nopean toteuttamisen ja käyttöönoton. VR:lle strateginen liiketoimintasovellus toteutettiin ja otettiin käyttöön kuudessa viikossa.

Käyttöönotettu ratkaisu sisältää mm. seuraavia toiminnallisia ominaisuuksia:

  • Hankintojen ja toimittajahallinnan ydintietojen sekä tiedostoliitteiden keskitetty hallinta
  • Tilannekuvan tarjoavat profiilikohtaiset sähköiset työpöydät kaikille keskeisimmille käyttäjäryhmille, kuten johdolle, hankintatoiminnalle ja liiketoiminnan edustajille
  • Haku ja dynaaminen raportointi kaikesta ydintiedosta sisältäen mm. toimenkuvakohtaiset näkymät, graafiset kuvaajat ja liikennevaloindikaattorit
  • Tuki hankintaprosessille sekä toimittajasuhteen elinkaaren hallinnalle
  • Tuki hankintapoolin osapuolten vuorovaikutukselle
  • Muutosten jäljitettävyyden takaava audit trail -toiminnallisuus

Hyödyt

Projektissa onnistuttiin toteuttamaan VR-konsernin tärkeimmät hankinta- ja toimittajaportfolion hallinnan liiketoiminnalliset tarpeet helppokäyttöiseksi ja moderniksi sovellukseksi. Ratkaisun hyötyjä ovat:

  • Yhteinen työväline konserni- ja liiketoimintajohdolle sekä hankintatoimen sidosryhmille. Hankintojen ja toimittajien tieto on keskitetysti hallinnassa ja raportointi sekä analysointi on yhden järjestelmän piirissä.
  • Tilannekuva koko konsernin hankinta- ja toimittajasalkusta eri tasoilla sekä monin kriteerein. Hankintojen kohteet, kustannukset, hankintojen eteneminen sekä status ovat nähtävissä reaaliaikaisesti.
  • Läpinäkyvyys hankintoihin, konsernin toimittajiin ja toimitettaviin palveluihin monista eri kulmista.
  • Hankintojen ja kilpailutusten suunnittelun tehostuminen – vähemmän yllätyksiä sekä siirtyminen reaktiivisesta toiminnasta proaktiiviseen.
  • Laajennettavuus tulevaisuuden käyttötarkoituksiin.

SoulCoren SoulPro-ratkaisukonseptiin pohjautuva sovellus toteutettiin ja käyttöönotettiin Microsoft® Azure –pilvipalvelualustalla, jolloin yleensä aikaa vievät alustapalvelut saatiin vaivattomasti käyttöön. Valmiin pilvialustan hyödyntäminen mahdollisti osaltaan sovelluksen toteuttamisen keskittymisen oleelliseen, eli liiketoiminnan todellisten tarpeiden tunnistamiseen.

Vastaa