Tietojärjestelmätoimitus, joka liikutti kyyneliin

15.08.2016#SoulStories

PAMin järjestöpäällikkö purskahti helpotuksen kyyneliin nähdessään uuden järjestelmän. Työprosessi, joka oli aiemmin vienyt usealta henkilöltä päiviä, oli nyt automatisoitu helppokäyttöiseksi sovellukseksi. On tehty mahdolliseksi asioita, joista on haaveiltu vuosia.

Palvelualojen ammattiliitto kehittää omaa toimintaansa strategiansa mukaisesti lähemmäksi jäseniään. Yksi konkreettinen osa oli uusi sidosryhmien hallinnan tietojärjestelmä, jota käytetään myös PAMin järjestämistoiminnassa. SoulCore toteutti PAMille sidosryhmien hallinnan tietojärjestelmän käyttäjälähtöisen prosessinsa avulla. Tuloksena saatiin nappiin mennyt järjestelmä, joka helpotti työtä liikuttavan paljon.

– Uusi sidosryhmien hallinnan työväline saatiin käyttöön juuri oivallisessa ajankohdassa, sillä uudistamme organisaatiotamme ja toimintaamme strategialähtöisesti. Perinteisesti tietojärjestelmätoimituksissamme on ensin ollut määrittely ja joskus sitten vuoden päästä olemme nähneet millainen ohjelma syntyi. Tämä prosessi on ollut erilainen ja tulokset nähdään nopeasti. Olimme alusta asti yhdessä määrittämässä sekä näkemässä, millainen järjestelmä meille rakentuu, toteaa talousjohtaja Jukka Mattila.

SoulCoren toimitusprosessissa tilaaja pääsee oikeasti vaikuttamaan järjestelmätoteutuksen lopputulokseen. Tästä huolimatta toimitusprosessi on nopea: automatisoitu sovellustuotanto mahdollistaa, että valmista syntyy nopeasti ja järjestelmän käyttöönottoaikataulu pitää. Tilaaja pystyy koko ajan seuraamaan missä vaiheessa projekti on menossa ja raportoimaan tuloksista johdolle. Väärinkäsitykset, väärinmäärittelyt sekä yhteensopivuusongelmat jäävät lähes kokonaan pois, kun syntyvää järjestelmää pystytään yhdessä evaluoimaan koko toimitusprosessin ajan. SoulCoren toimintatapa on ainutlaatuinen koko toimialalla.

– On työhyvinvointiteko minimoida turha työ ja antaa asiantuntijoiden keskittyä heidän ydinosaamiseensa. Meille tärkeitä ovat sujuvat jäsenasiat ja kenttätyö. Henkilöstöresurssit ovat meillä, niin kuin monessa muussakin järjestössä, viety minimiin, joten työtä tukevien tietojärjestelmienkin pitää vapauttaa resursseja olennaiseen, summaavat Jukka Mattila ja tietohallintopäällikkö Tarja Rönkkö.

Kenttätoiminnan saumaton tuki, ajantasainen näkymä sidosryhmiin ja järjestämiskampanjoihin sekä työprosessien uudistuminen ja automatisoituminen olivat uudistuksen konkreettiset hyödyt. SoulCoren toteutustapa ja automatisoitu ohjelmistotuotanto saivat aikaa ainutlaatuisen järjestelmän, joka innosti ja sitoutti järjestelmän käyttäjät.

Jukka Mattila jatkaa: – PAMin on helppo ponnistaa tästä eteenpäin: seuraava tavoitteemme on rakentaa jäsenille helppokäyttöinen itsepalvelukanava. Näin pääsemme kohti digitalisoituja jäsenpalveluja ja edelleen parantamaan toimintaamme.

Vastaa