Tarina hankintatoimen ammattilaisesta, joka halusi työtään tukevan sovelluksen

29.05.2015#SoulStories

Jokaiselle meistä työllä on jokin merkitys. Ja useimmat meistä haluavat tehdä työtä, jolla on merkitys. Jokaisella on haaveita ja unelmia, osa niistä liittyy jollain tavalla työelämään ja työhön. Minullakin on ollut ja on haaveita, yksi niistä oli aika konkreettinen ja liittyi päivittäin työssä käytettäviin sovelluksiin. Tämä tarina kertoo haaveeni toteutumisesta.

Haaveeni oli yksinkertainen: halusin helppokäyttöisen sovelluksen jokapäiväiseen työhöni, joka palvelisi myös koko työyhteisöäni ja kollegoitani. Kuulostaa helpolta ja yksinkertaiselta, eikö totta? Sitä se ei aluksi ollut. Ensin kuitenkin hieman pohdintaa laajemminkin siitä, mistä syistä asia oli niin haasteellinen, kunnes sitten ratkaisu löytyi – SoulCoren tarjoamassa muodossa.

Kokemuksesta tiedän, että hankintojen ja ylipäätään hankintatoimen parissa työskentelevillä tieto on valtaa. Tieto on myös johtamisen keskeisimpiä välineitä; niin hyvässä kuin pahassa. Väärän tiedon pohjalta tehtyjen päätösten vaikutuksista ja lopputuloksista meillä kaikilla on varmasti jotain kokemusta tai ainakin olemme kuulleet tai lukeneet sellaisesta. Jotta tietoa voidaan jotenkin hyödyntää, tulee sen olla löydettävissä ja kaikkien sitä tarvitsevien käytettävissä. Tieto kadottaa arvonsa suurelta osin, jos se ei ole kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla ja käytettävissä.

Mitä sitten voi tehdä liiketoimintasovellusten löytämiseksi? Ratkaisuja haetaan tyypillisesti esim. seuraavilla tavoilla:

  • Google
  • Virallisemmat markkinakartoitukset (RFI tai vastaava)
  • Alustavat tarjouspyynnöt
  • Valmisohjelmistojen toimittajien tapaaminen, tuote-esitteet
  • Referenssikäynnit
  • Omat kontaktiverkostot

Kaikki yllä mainitut keinot ovat hyviä ja niillä saadaan runsaasti tietoa. Heikkous on kuitenkin siinä, että ratkaisujen soveltuvuus omiin prosesseihin ja liiketoimintatarpeisiin jää useimmiten arvoitukseksi. Kyllä, moni asia on mahdollinen valmisohjelmistoilla ja -ratkaisuilla, mutta ongelma onkin siinä, miten asia on käytännössä toteutettu niissä. Käytännön soveltuvuus vain selviää valitettavasti liian usein liian myöhään; valmisohjelmiston lisenssit on jo jouduttu ostamaan ja projektitoimitus on pitkällä.

Oman haasteensa tuo myös kilpailutusprosessi – Miten tehdä kattava vaatimusmäärittely, joka ei kuitenkaan ole liian tiukka ja antaa liikkumavaraa tilaajalle ja toisaalta tarjoajille? Yleensä se tapahtuu tekemällä lukuisia kompromisseja omaksi vahingoksi. Ja esimerkiksi hyvää käytettävyyttä on tarjouspyyntöön hirvittävän vaikea määritellä – Mitä hyvä käytettävyys on jokin tietyn sovelluksen kohdalla?

Minulla on tästä kaikesta edellä kuvatusta käytännön kokemusta runsaasti. Useimmiten asiat pitää kokea itse, että uskoo niiden olevan totta. Olen koko työurani ajan ollut tekemisissä erilaisten ohjelmistojen ja järjestelmien kanssa myöskin seuraten niiden kehitystä. Täytyy sanoa, että kehitys ei ole ollut päätähuimaavaa kaikessa mielessä. Kuluttajamarkkinassa on selkeästi tapahtunut eniten ja kehitystä on tapahtunut joillain osa-alueilla eksponentiaalisesti. Toki yrityspuolellakin on paljon tapahtunut, esimerkkinä pilvikapasiteetti ja -palvelut. Vuosikymmenten vaihtuessa yksi perusongelma on siirtynyt myös uusille vuosikymmenille ja teknologioille – Yritysten liiketoimintaprosessit ja liiketoimintasovellukset eivät niin sanotusti puhu samaa kieltä. Eikä joustamaton liiketoimintasovellus pilvestä tarjoiltuna ole juurikaan positiivisempi kokemus asiakasyritykselle – taitaa olla jopa päinvastoin.

Hieman raflaavasti voisi todeta, että liiketoiminnalle on melko yhdentekevää, millä teknologialla jokin sovellus on tehty, kunhan se tukee maksimaalisesti liiketoimintaa – sen toteuttamista ja johtamista. Liiketoimintaa toteuttava ihmiset, ihmiset käyttävät liiketoimintasovelluksia työssään. Johtamista toteuttaa liiketoimintajohto, jolla toivon mukaan on käytössään oikea-aikaista ja oikeaa tietoa johtamistyönsä tueksi. Maksimaalinen lisäarvo saavutetaan, kun toteuttavat ja johtavat ihmiset saavat helppokäyttöiset ja tehokkaat välineet työnsä suorittamiseen – siis oikeat tarkoitukseen soveltuvat välineet.

Vaikeuksien kautta voittoon tavataan monesti sanoa. Tämän kivisen tien näin itsekin, kun aluksi strategisen hankintatoimen ratkaisua tavoiteltiin valmisohjelmistolla. Valmisohjelmiston kohdalla tie nousi pystyyn, kun koitti käyttöönoton ja tuotantokäytön aika. Kun puhutaan projektista, jonka kesto on reilusti enemmän kuin vuosi, tarkoittaa se raskasta suoritusta koko organisaatiolle. Ja mikä pahinta, lopputulos ei täyttänyt sille asetettuja tavoitteita ja käyttö todettiin mahdottomaksi.

Lähes uskonsa ja toivonsa menettäneenä sain mahdollisuuden tehdä jotain uniikkia, en heti alkuun edes tiennyt sitä. Tapasin ensimmäisen kerran SoulCoren. Esittelin heille strategisen hankinnan prosesseja sekä uudelleen käyttöön palanneita lukuisia Excel-taulukoita ja Powerpoint-tiedostoja. Kulutin tapoihini uskollisena joitain fläppitaulun sivuja kertoakseni prosesseistamme ja todellisuudesta sen hetkisillä välineillä. Tämän pohjalta sain parin viikon kuluttua käytettävän sovelluksen kokeiltavaksi. Hämmästyksekseni siinä oli paljon asioita, jotka ratkaisivat tapaamisessamme esittämiäni haasteita ja toteutus noudatteli jo prosessejamme. Olin hämmästynyt, aiemmin en ollut voinut uneksiakaan näkeväni suoraan omaan prosessiin toteutettua sovellusta ja vieläpä tällaisella aikataululla. Olin jo tässä vaiheessa vakuuttunut, että nyt ratkaisu oli löytynyt. Tästä käynnistyi prosessi, jonka myötä strategisen hankintatoimen ratkaisun ensimmäinen vaihe toteutettiin kuudessa viikossa – Määrittelystä tuotantokäytön aloitukseen. Eikä kehitys pysähtynyt tähän… Lopputuloksena syntyi sovellusratkaisu, johon voit tutustua tarkemmin tästä.

Tämä kaikki vakuutti minut – tiesin löytäneeni markkinoilta aidosti jotain uutta ja merkityksellistä. Päätin joidenkin kuukausien kuluttua lähettää työhakemuksen avoinna olevaan työpaikkaan. Ja sitä kautta minusta tuli heidän työtekijänsä! Edelleen hämmästyn säännöllisin väliajoin siitä, mitä kaikkea pääsen näkemään nyt paljon lähempää. Meillä todellakin on tulevaisuuden teknologia ja menetelmät käytössämme, jo tänään!

Lopuksi haluaisin antaa vinkkejä ja yleisiä käytännön neuvoja liittyen liiketoimintasovellusten hankintaan ja toteutukseen:

  • Asiakkaan pitää saada vaatia ja toteuttaa tarpeitaan vastaavia ratkaisuja – Ei kompromisseja omissa vaatimuksissa
  • Sovellusten tulee taipua asiakkaan prosesseihin ja toimintatapoihin, eikä päinvastoin
  • Vaadi toimivia demoja, joita voi oikeasti käyttää ratkaisuihin tutustuttaessa ja joiden avulla saa riittävän käsityksen ratkaisujen filosofiasta ja toimintaperiaatteista
  • Toteuta Proof of Concept (PoC) ennen sitoutumista kokonaistoimitukseen
  • Tunnista omat sidos- ja käyttäjäryhmäsi ja tuo niiden tarpeet vaatimuksiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, sillä muussa tapauksessa voi tulla ikäviä ja todella kalliita yllätyksiä toimituksen aikana, mm. ylimääräisten lisenssikustannusten kautta
  • Pyri tunnistamaan tulevaa kehitystä kilpailutuksen kohteen ulkopuolelle: mitä seuraavaksi kun tämä ratkaisu on saatu tuotantoon ja käyttö vakiinnutettua sekä mitkä ovat ratkaisun skaalautuvuusvaatimukset
  • Mieti etukäteen liiketoiminnassasi mahdollisesti tapahtuvat isot muutokset ja mitä ne vaikuttavat ratkaisun käyttöön ja kustannuksiin – joustavatko kustannukset vain ylöspäin?
  • Muista elinkaarikustannukset (TCO), sillä sovelluksen toteuttamisen kustannus on monissa valmisohjelmistoon pohjautuvissa ratkaisuissa murto-osa ratkaisun elinkaarikustannuksesta. Tunnista myös kaikki kustannuskomponentit, mm. lisenssien hankinta- ja ylläpitokustannukset, valmisohjelmiston räätälöinnin toteutus ja ylläpito, integraatioiden toteutus ja ylläpito, käyttöpalvelukustannukset, tarvittavat varusohjelmistot ja niiden ylläpito.
  • Älä unohda muutoshallintaa
  • Älä unohda sovelluksen tulevia käyttäjiä – Kuuntele tarpeita
  • Käytettävyys, käytettävyys ja käytettävyys, sillä käytettävyyteen panostaminen madaltaa muutosvastarintaa oleellisesti
  • Nykyään vain muutos on pysyvää – varmista ja vaadi ratkaisulta joustavuutta

Tarina on vasta alussa, ottakaa yhteyttä niin kerromme lisää!

Vastaa