SoulPro tukee Espoon kaupungin uudistunutta julkisen hankinnan prosessia

23.09.2019#Referenssit#SoulPro#Uutiset

Kuva Logy ry:n Hankintapäivien organisaatiolta

SoulCore on kehittänyt julkisia hankintaprosesseja tukevan hankinnan kokonaisratkaisun yhteistyössä Espoon kaupungin kanssa. SoulCoren SoulPro–tuotteeseen pohjautuva järjestelmä palvelee nyt ensi kertaa julkisen hankinnan toimialaa. Ratkaisu tarjotaan pilvipalveluna Azuresta. Vaikka kyseessä on SaaS-palvelu, tuote pystytään räätälöimään tehokkaasti asiakkaan prosessien mukaiseksi yksilölliseksi ratkaisuksi. Näin myös Espoon hankintaprosessien tarpeisiin mukautettu hankinnan hallinnan ratkaisu Hansa näki päivänvalon.

”Kuntalaisillemme tarjotuista lakisääteisistä palveluista merkittävä osa hankitaan ostopalveluna. Näin ollen hankinnat ovat olennainen osa palvelujen järjestämistä”, kertoo Espoon kaupungin hankintakeskuksen kehittämispäällikkö Veera Lavikkala. ”Hankintojamme ohjaavat Espoo-tarinan mukaiset arvot: hankintojen tulee olla taloudellisesti, ekologisesti, sosiaalisesti ja kulttuurisesti kestäviä. Lisäksi niissä pitää huomioida yritys- ja työllisyysvaikutukset sekä asukas- ja asiakaslähtöisyys. Hankinta on siis strategista toimintaa”, Lavikkala jatkaa.

Tiedolla johtamisen periaate näkyy Espoon hankintaprosessin kehityksessä

Espoon hankintakeskuksen prosessikehitysryhmä on jo toista vuotta aktiivisesti panostanut kaupungin hankintaprosessin kehittämiseen, minkä johdosta kaupunki on palkittu myös Logy ry:n Julkisten hankintojen kehittäjä -palkinnolla. Työn taustalla on tiedolla johtamisen periaate, jossa saatavilla olevaa tietoa hyödynnetään päätöksenteossa. ”Hankintatoimessa tiedolla johtamisella on iso rooli. Kattavan hankintojen kokonaiskuvan saamiseksi meillä on oltava hyvät toimintaprosessit ja niitä tukevat työkalut”, kommentoi Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharju.

Lavikkalan mukaan prosessien määrittelyyn ja kehitykseen on osallistettu koko hankintayksikkö sekä käytetty myös ulkopuolista lean-asiantuntemusta. Hyvin määritellyt prosessit ovat auttaneet myös Hansan määrittelytyössä. Hankinnan hallinnan järjestelmä koostuu hankinnan-, toimittajien- ja sopimustenhallinnan kokonaisuuksista, jotka on johdettu suoraan julkisen hankintatoimen tarpeista. ”Ratkaisu kattaa keskitettyjen hankintojen osalta tarpeesta maksuun -prosessin läpi koko kaupunkiorganisaation, tukien niin hankintojen suunnittelua, johtamista kuin toteuttamistakin”, kuvailee Lavikkala.

SoulPro edistää hankintatiedon saatavuutta ja läpinäkyvyyttä

Hansan hankinnan taustalla oli tarve parantaa hankintatiedon saatavuutta ja läpinäkyvyyttä sekä yhtenäistää organisaation toimintatapoja. ”Ennen Hansaa tieto hankinnoista oli pirstoutunut 22 eri järjestelmään ja erinäisiin exceleihin. Tämä esti nopean kokonaiskuvan saamisen”, kertoo Lavikkala. ”Nyt tieto on hyödynnettävissä eri tarkastelijoille, ja pystymme seuraamaan raportointia aina yksittäisen hankintaprosessin etenemisestä koko hankintasalkkuun. Tarvittava tieto ei ole enää myöskään yksittäisten henkilöiden takana, minkä vuoksi kuka tahansa pystyy hyppäämään mukaan vaikka kesken prosessin”, Lavikkala kuvailee. Erkinharju on samoilla linjoilla: ”Hansa tukee työntekijöidemme workflowta, ja kehitettävien raportointinäkymien ja käyttöoikeuksien myötä pystymme hyödyntämään sitä entistä enemmän myös hankintojen johtamisessa”.

SoulCore valikoitui ratkaisun toimittajaksi avoimen, hankintalain mukaisen kilpailutuksen kautta. ”SoulCoren kehittämä ratkaisu vastasi parhaiten asettamiamme vaatimuksia. SoulPro nousi korkeille pisteille etenkin käytettävyytensä osalta. Lisäksi se oli hinta-laatusuhteeltaan hyvä”, kertoo Erkinharju. Espoon kaupungin järjestelmähankinnan myötä muutkin kaupunkiorganisaatiot ovat olleet kiinnostuneita ratkaisusta.” Järjestelmä on kaivattu, sillä vastaavaa julkisten hankintojen kokonaiskuvaa tarjoavaa ratkaisua ei markkinoilla ole. Se on varmasti syy kovan kiinnostuksen takana”, Erkinharju selvittää.

Saumaton yhteistyö johti menestyksekkääseen projektinpäätökseen

Espoon kaupungin ja SoulCoren yhteistyö on sujunut menestyksekkäästi. ”Yhteistyöstämme on jäänyt todella positiiviset fiilikset”, kehuu Lavikkala. ”SoulCorella on tarvittavaa ymmärrystä toimialasta sekä aktiivisuutta ja selvää halua oppia lisää. Lisäksi olemme tyytyväisiä SoulCoren jatkuvan kehityksen malliin, joka mahdollistaa ratkaisun hiljalleen rakentamisen ja muokkaamisen tarkentuvien tarpeidemme mukaan. Toteutukset ovat olleet nopeita ja tehokkaita”, Lavikkala kuvailee. Erkinharju on samaa mieltä: ”Hansan käyttöönotto on sujunut hyvin, ja aikataulu ja budjetti ovat pitäneet. Molemmat osapuolet ovat oppineet paljon uutta projektin myötä”.

Myös SoulCoren projektiryhmän päätöspalaverissa lentelevät positiiviset kommentit. ”Projektin pohjalla on ollut asiakkaan huolellinen taustatyö ja prosessisuunnittelu, sekä erittäin motivoitunut ja ammattimainen projektiryhmä. Tämä on luonut projektille erinomaiset onnistumisen edellytykset”, kommentoi SoulCoren johtava konsultti Tuomo Peltola. Myös projektissa työskennelleet järjestelmäarkkitehti Heikki Kosonen sekä järjestelmäkehittäjä Markku Hunnakko ovat tyytyväisiä projektin läpivientiin: ”Toiminnanohjaus on toiminut molemmin puolin. Espoon kaupungin lanseeraama check point -menettely on ohjannut hyvin meidän tekemistämme ja konkretisoinut aikatauluja ja tehtäviä. Myös viestintä on toiminut loistavasti.”

”Tavoitteenamme on tuoda markkinaan kattavat hankinnan elinkaaripalvelut julkishallinnon tarpeesta maksuun -prosessille. Tämä onnistuu parhaiten toimimalla yhdessä kehittämisen eturintamassa olevien innovatiivisten asiakkaidemme kanssa.” SoulCoren toimitusjohtaja Tiina Vestman linjaa.

Tutustu SoulPro-ratkaisuun täällä!