Ratkaisut ja palvelut ammattiliitoille sekä järjestöille

Liiton jäsenten ja sidosryhmien palvelu sähköistyy vauhdilla. Palvelujen digitalisointi mahdollistaa kattavamman ja tehokkaamman jäsen- ja sidosryhmäpalvelun pienemmin resurssein. Laadukas sähköinen palvelu voidaan kuitenkin toteuttaa vain, mikäli taustaprosessit ja niitä tukevat järjestelmät ovat kunnossa ja toimivat hyvin yhteen.

Ammattiliitto- ja järjestökentästä on muodostunut meille yrityksenä vuosien saatossa tärkeä asiakassegmentti. Olemme toimineet useiden vuosien ajan, useiden ammattiliittojen kanssa tiiviissä yhteistyössä, sekä prosessi- että järjestelmäkehittämisen parissa.

Tuomo Peltola
Johtava konsultti, järjestötoimiala
tuomo.peltola@soulcore.fi
Lue Tuomon viimeisin blogi-kirjoitus aiheesta: Avaimet liiton aitoon sähköiseen jäsenpalveluun

Valmisratkaisumme ammattiliitoille ja järjestöille

Tarjoamme ammattiliitoille ja järjestöille niiden toimintaa kattavasti tukevan valikoiman helppokäyttöisiä valmisratkaisuja, jotka ovat helposti sovitettavissa liittokohtaisiin käyttötarpeisiin. Ratkaisumme mahdollistavat tehokkaan ja linjakkaan palvelu- sekä asianhallintaprosessin ja reaaliaikaiseen tilannekuvaan pohjautuvan johtamisen.

komponentit

Yksi käyttöliittymä – monta taustajärjestelmää

Tietojärjestelmien tulee tukea palveluprosesseja ilman keinotekoisia epäjatkuvuuskohtia, joita siiloutuneet järjestelmät väistämättä aiheuttavat. Ratkaisumme sisältävät käyttäjille työroolien mukaan suunnitellut työpöydät, jotka tarjoavat näkymän useisiin eri taustajärjestelmiin talennettuun tietoon – hyvä esimerkki tästä on jäsenen reaaliaikainen tilannekuva, jossa nähdään koostetusti jäsenen perustietojen lisäksi vaikkapa käsittelyssä olevat asiat ja viestintähistoria.

Jäsenpalvelujärjestelmä

Jäsenpalvelujärjestelmä mahdollistaa monikanavaisen ja tietoturvallisen palvelun aina yhteydenottotapahtumasta asian käsittelyn päättymiseen. Tietojen haku on intuitiivista, nopeaa ja helppoa kattaen useita taustajärjestelmiä. Jäsenen tilannekuva koostaa jäsenen perustietojen lisäksi samaan näkymään jäsen palvelu- ja asianhallintahistorian sekä viestintähistorian. Jäsen- ja sidosryhmäviestintä tapahtuu järjestelmän kautta, joten jäsenen viestintähistoria jää talteen tapahtumahistoriaan eivätkä tärkeät jäsensähköpostit huku jäsenpalveluhenkilöiden henkilökohtaisiin sähköpostilaatikoihin. Järjestelmä voidaan liittää liiton sähköisiin palvelukanaviin, puhelin-/voip-järjestelmiin sekä jäsentietojärjestelmään.

Lue referenssitarina: OAJ – Monikanavainen yhteydenotto- ja tapaushallintaratkaisu

Asianhallintaratkaisut

Asianhallintaratkaisumme mahdollistavat ammattiliiton ja järjestön eri tyyppisten asioiden yhteismitallisen ja järjestelmällisen hoitamisen – olkoon kyse yksittäisestä jäsenpalveluasiasta tai laajasta laki- ja erimielisyysasiasta. Asioiden hoito perustuu asiatyyppikohtaisiin työjonoihin, joille voidaan määritellä monipuolisia käyttöoikeuksia. Ratkaisuumme voidaan liittää aika- tai tapahtumaperusteisia hälyttimiä, mikä takaa palveluaikalupauksessa pysymisen ja laadukkaan jäsenpalvelun.

tilat

Asianhallintaratkaisumme integroituvat mm. jäsentietojärjestelmään, jäsenpalvelujärjestelmään ja sidosryhmärekisteriin.

Sidosryhmähallinta

Liitoille ja järjestöille optimoitu sidosryhmäyhteistyön CRM-ratkaisumme mahdollistaa liiton sidosryhmiin liittyvän tiedon hallinnan, toimenpiteiden suunnittelun ja toteuttamisen sekä sidosryhmäyhteistyön laadukkaan johtamisen. Sidosryhmiin voidaan liittää tyyppikohtaista tietoa, kuten esimerkiksi työnantaja/työpaikkarakenteen, yhdistysten kannusteosaraportoinnin tai oppilaitosvierailujen suunnittelun, seurannan ja raportoinnin.

Sidosryhmähallinta kytkeytyy saumattomasti muihin valmisratkaisuihimme, jolloin vaikkapa työnantajan tilannekuvassa voidaan nähdä niihin liittyvät järjestämiskampanjat ja lakitapaukset.

Järjestämissovellus

Ammattiliittojen organisoima järjestämistoiminta on aikajänteeltään pitkäkestoista ja osallistaa toimijoita liitokentän monilla tasoilla. Järjestämistoiminnan tueksi tekemämme ratkaisu vapauttaa työaikaa varsinaiseen järjestämiseen tarjoten tuen työn suunnittelulle, säännölliselle raportoinnille sekä toiminnan seurannalle paikallisesti, alueellisesti ja valtakunnallisesti.

Ratkaisu mahdollistaa työnantaja- ja työpaikkakohtaisten järjestämiskampanjoiden sekä alueelliset ja valtakunnalliset kampanjoiden suunnittelun ja hallinnoinnin sekä niiden vastuutuksen järjestäjille alueellisesti ja järjestäjille. Ajantasainen ja monitasoinen toteumaseuranta on mahdollista sekä alueellisesti että valtakunnallisesti.

Kokoushallinta

Kokoushallinnan valmisratkaisumme on luotu liiton tai järjestön päätöksentekoelimien (edustajistot, valtuustot, hallitukset, johtoryhmät jne.) toiminnan tueksi. Ratkaisu säästää kokousvalmistelijoiden työaikaa ja tarjoaa kattavat työvälineet kokoustapahtumien valmisteluun, kokousten läpivientiin sekä yhteisten aineistojen tietoturvalliseen hallinnointiin.

Kokoushallinnan ratkaisun avulla voidaan valmistella päätettävät asiat, muodostaa kokoustapahtumien esityslistat sekä valmistella kokousmateriaalit. Kokoustapahtumassa hallitaan osallistujien läsnäolotiedot, puheenvuoropyynnöt sekä äänestäminen sähköisesti. Kokouksesta muodostetaan pöytäkirja automaattisesti kokoustilanteessa. Myös raportointi pidetystä kokouksista on mahdollista, kuten osallistujat ja tehdyt päätökset.

Sopimushallinta

Liiton erityyppisten hallinnollisten sopimusten seuranta ja hallinnointi sopimushallinnan ratkaisullamme mahdollistaa turvallisen, keskitetyn ja ennakoivan sopimusjohtamisen. Ratkaisumme tarjoaa sopimusvastaaville personoidun käyttöliittymän oman vastuualueen sopimuksiin. Sopimusten tarkastaminen ja hyväksyntä voidaan tehdä järjestelmän kautta. Sopimusten tilahallinta ja sopimusten tärkeiden päivämäärien seuranta hälytyksineen pitävät sopimusvastaavat tilannetietoisina sopimusten elinkaaren tilasta ja mahdollistavat ennakoivat toimenpiteet ajoissa. Ratkaisuun voidaan tarvittaessa kytkeä sähköinen allekirjoituspalvelu.

Turvallisuutta, yhteensopivuutta ja joustavuutta

Ratkaisumme tarjoavat turvallisen tavan hallinnoida jäsen- ja sidosryhmätietoja sekä käsitellä asioita yhteismitallisesti, läpinäkyvästi. Olemme kokenut toimija ammattiliitto- ja järjestökentässä, jonne olemme toteuttaneet lukuisia toiminnan ydinjärjestelmiä. Olemme suunnitelleet ratkaisumme liittojen ja järjestöjen toiminnan kokonaisuutta ajatellen siten, että erilliset ratkaisukomponentit ovat keskenään yhteensopivia ja ne ovat helposti liitettävissä muihin tietojärjestelmiin.
Ratkaisumme ovat tietoturvallisia ja ne on toteutettu EU:n henkilötietosuoja-asetuksen vaatimukset huomioiden. Ratkaisumme muokataan aina asiakkaan tarpeiden mukaisesti ja ne ovat laajennettavissa joustavasti uusien ja muuttuvien tarpeisen mukaisesti.

Palvelumme ammattiliitoille ja järjestöille

Tuki liiton digitaalisten palvelujen kehittämiselle

Asiantuntijamme auttavat vuosien kokemuksella liiton digitaalisten palvelujen suunnittelussa ja määrittelyssä sekä palvelukehityksen tiekartoittamisessa. Digitaalisten (ICT) palvelujen tiekartoitus kattaa 3 – 4 vuotta ja luo hyvän perustan digitaalisten palvelujen toteuttamiselle. Olemme tehneet vuosien varrella digitaalisen palvelukehittämisen suunnittelua useille ammattiliitoille.

ICT-tiekartta on tuonut ennennäkemätöntä hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä liiton ICT-palvelukehitykseen. Tämä on vaikuttanut erittäin positiivisesti johdon sitoutumiseen ICT-kehitykseen.
SoulCore on onnistunut selvittämään sekä jäsenten että toimistohenkilökunnan kehitystoiveet ja -tarpeet sekä saamaan aikaan kehityssuunnitelman, jota päivittämällä voidaan tehdä ICT-kehitystä vuosiksi eteenpäin. Voimme suositella lämpimästi SoulCoren palveluita muillekin.

Olli Luukkainen, puheenjohtaja, OAJ

GDPR-yhteensopivuus – Tuki liiton tietosuojatyölle

Jo useat ammattiliitot luottavat liittojen tietosuojatyöpöytäratkaisuumme GDPRdesk. Tietosuoja-asiantuntijamme auttavat asiakkaitamme ratkaisun käyttöönotossa ja siihen liittyvässä kouluttamisessa.

Autamme asiakkaitamme myös kartoittamaan henkilötietojen käsittelyn nykytilan ja muodostamaan selkeän toimenpidesuunnitelman viranomaisvaatimusten täyttämiseksi. Autamme myös toimenpidesuunnitelman täytäntöönpanossa ja seurannassa.

Kaikki toimittamamme ratkaisut on suunniteltu huomioimaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Automatisoidun sovellustuotannon menetelmämme mahdollistaa tietosuojavaatimusten kattavan ja laadukkaan huomioimisen.

SoulCoren toimintatapa on projektiin osallistujille innostava. Aivan erilainen työnteon prosessi mihin on aiemmin totuttu. Toimituksen nopeus, näkyviä tuloksia saadaan heti ja niitä voi kommentoida tuoreeltaan. Toimintatapa tarjoaa mukana oleville välittömästi näkyvää konkretiaa

Jukka Mattila, talousjohtaja, PAM

Liitto- ja järjestöreferenssejämme