Ratkaisut ja palvelut ammattiliitoille sekä järjestöille

Liiton jäsenten ja sidosryhmien palvelu sähköistyy vauhdilla. Palvelujen digitalisointi mahdollistaa kattavamman ja tehokkaamman jäsen- ja sidosryhmäpalvelun pienemmin resurssein. Laadukas sähköinen palvelu voidaan kuitenkin toteuttaa vain, mikäli taustaprosessit ja niitä tukevat järjestelmät ovat kunnossa ja toimivat hyvin yhteen.

Ammattiliitto- ja järjestökentästä on muodostunut meille yrityksenä vuosien saatossa tärkeä asiakassegmentti. Olemme vuosien ajan toimineet useiden ammattiliittojen kanssa tiiviissä yhteistyössä sekä prosessi- että järjestelmäkehittämisen parissa.

 

Tuomo Peltola
Johtava konsultti, järjestötoimiala
tuomo.peltola(a)soulcore.fi
Lue Tuomon viimeisin artikkeli aiheesta: Avaimet liiton aitoon sähköiseen jäsenpalveluun

Valmisratkaisut ammattiliitoille ja -järjestöille

Tarjoamme ammattiliitoille ja järjestöille niiden toimintaa kattavasti tukevan valikoiman helppokäyttöisiä valmisratkaisuja, jotka ovat helposti sovitettavissa liittokohtaisiin käyttötarpeisiin. Ratkaisumme mahdollistavat tehokkaan ja linjakkaan palvelu- sekä asianhallintaprosessin ja reaaliaikaiseen tilannekuvaan pohjautuvan johtamisen.

Jäsenrekisteri ja automatisoitu laskutusaineiston luonti

Jäsenrekisteri sisältää liiton tai järjestön jäsenten masterdatan sekä toimintaan liittyvät tiedot, kuten sidosryhmät, organisaatiot, luottamustoimet, lehtitilaukset jne. Järjestelmän avulla tiedot ovat keskitettynä yhteen paikkaan, mikä takaa niiden helpon ja nopean tarkastelun ja hallinnoinnin.

Jäsenrekisterin ominaisuutena on myös automatisoitu laskutusaineistojen luonti,  jonka avulla laskuttaja voi luoda massa-ajona laskuja haluamastaan kohteista, aina jäsenmaksuista lehtitilauksiin. Luotu laskutusaineisto ohjataan lähetettäväksi laskunsaajalle taloushallinnon järjestelmään Finvoice-yhteensopivassa muodossa. Myös laskutuksen asiakaskohtaiset poikkeamat, kuten alennukset, osamaksut, eri maksuluokat ja -vapautukset on tuotu automaation piiriin, mikä mahdollistaa luotettavan laskuaineiston luonnin helposti mahdollisimman pienellä käsityöllä. Laskujen luonti on tehty mahdollisimman vikasietoiseksi ja järjestelmä ilmoittaa mm. merkittävistä laskun sisältöön liittyvistä ongelmista käyttäjälle erillisillä virheilmoituksilla.

Jäsenpalvelujärjestelmä

Jäsenpalvelujärjestelmä mahdollistaa monikanavaisen ja tietoturvallisen palvelun aina yhteydenottotapahtumasta asian käsittelyn päättymiseen. Tietojen haku on intuitiivista, nopeaa ja helppoa kattaen useita taustajärjestelmiä. Jäsenen tilannekuva koostaa jäsenen perustietojen lisäksi samaan näkymään jäsenpalvelu- ja asianhallintahistorian sekä viestintähistorian. Jäsen- ja sidosryhmäviestintä tapahtuu järjestelmän kautta, joten jäsenen viestintähistoria jää talteen tapahtumahistoriaan eivätkä tärkeät jäsensähköpostit huku jäsenpalveluhenkilöiden henkilökohtaisiin sähköpostilaatikoihin. Järjestelmä voidaan liittää liiton sähköisiin palvelukanaviin, puhelin-/voip-järjestelmiin sekä jäsentietojärjestelmään.

Asianhallintaratkaisut

Asianhallintaratkaisumme mahdollistavat ammattiliiton ja järjestön eri tyyppisten asioiden yhteismitallisen ja järjestelmällisen hoitamisen – olkoon kyse yksittäisestä jäsenpalveluasiasta tai laajasta laki- ja erimielisyysasiasta. Asioiden hoito perustuu asiatyyppikohtaisiin työjonoihin, joille voidaan määritellä monipuolisia käyttöoikeuksia. Ratkaisuumme voidaan liittää aika- tai tapahtumaperusteisia hälyttimiä, mikä takaa palveluaikalupauksessa pysymisen ja laadukkaan jäsenpalvelun. Asianhallintaratkaisumme integroituvat mm. jäsentietojärjestelmään, jäsenpalvelujärjestelmään ja sidosryhmärekisteriin.

Sidosryhmähallinta

Liitoille ja järjestöille optimoitu sidosryhmäyhteistyön CRM-ratkaisumme mahdollistaa liiton sidosryhmiin liittyvän tiedon hallinnan, toimenpiteiden suunnittelun ja toteuttamisen sekä sidosryhmäyhteistyön laadukkaan johtamisen. Sidosryhmiin voidaan liittää tyyppikohtaista tietoa, kuten esimerkiksi työnantaja- tai työpaikkarakenteen, yhdistysten kannusteosaraportoinnin tai oppilaitosvierailujen suunnittelun, seurannan ja raportoinnin. Sidosryhmähallinta kytkeytyy saumattomasti muihin valmisratkaisuihimme, jolloin vaikkapa työnantajan tilannekuvassa voidaan nähdä niihin liittyvät järjestämiskampanjat ja lakitapaukset.

Järjestämissovellus

Ammattiliittojen organisoima järjestämistoiminta on aikajänteeltään pitkäkestoista ja osallistaa toimijoita liittokentän monilla tasoilla. Järjestämistoiminnan tueksi tekemämme ratkaisu vapauttaa työaikaa varsinaiseen järjestämiseen tarjoten tuen työn suunnittelulle, säännölliselle raportoinnille sekä toiminnan seurannalle paikallisesti, alueellisesti ja valtakunnallisesti.

Ratkaisu mahdollistaa työnantaja- ja työpaikkakohtaisten järjestämiskampanjoiden sekä alueelliset ja valtakunnalliset kampanjoiden suunnittelun ja hallinnoinnin sekä niiden vastuutuksen järjestäjille. Ratkaisu tarjoaa myös ajantasaisen ja monitasoisen toteumaseurannan.

Kokoushallinta

Kokoushallinnan valmisratkaisumme on luotu liiton tai järjestön päätöksentekoelinten (edustajistot, valtuustot, hallitukset, johtoryhmät jne.) toiminnan tueksi. Ratkaisu säästää kokousvalmistelijoiden työaikaa ja tarjoaa kattavat työvälineet kokoustapahtumien valmisteluun, kokousten läpivientiin sekä yhteisten aineistojen tietoturvalliseen hallinnointiin.

Kokoushallinnan ratkaisun avulla voidaan valmistella päätettävät asiat, muodostaa kokoustapahtumien esityslistat sekä valmistella kokousmateriaalit. Kokoustapahtumassa hallitaan osallistujien läsnäolotiedot, puheenvuoropyynnöt sekä äänestäminen sähköisesti. Kokouksesta muodostetaan pöytäkirja automaattisesti kokoustilanteessa. Myös raportointi pidetystä kokouksista (mm. osallistujat ja tehdyt päätökset) on mahdollista.

Sopimushallinta

Liiton erityyppisten hallinnollisten sopimusten seuranta ja hallinnointi sopimushallinnan ratkaisullamme mahdollistaa turvallisen, keskitetyn ja ennakoivan sopimusjohtamisen. Ratkaisumme tarjoaa sopimusvastaaville personoidun käyttöliittymän oman vastuualueen sopimuksiin. Sopimusten tarkastaminen ja hyväksyntä voidaan tehdä järjestelmän kautta. Sopimusten tilahallinta ja sopimusten tärkeiden päivämäärien seuranta hälytyksineen pitävät sopimusvastaavat tilannetietoisina sopimusten elinkaaren tilasta ja mahdollistavat ennakoivat toimenpiteet ajoissa. Ratkaisuun voidaan tarvittaessa kytkeä sähköinen allekirjoituspalvelu.

GDPRdesk tietosuojatyökalu

Jo useat ammattiliitot luottavat GDPRdeskiin, joka on työkalu organisaation kaikkien tietosuojavelvoitteiden tehokkaaseen hoitamiseen. Tietosuoja-asiantuntijamme auttavat ratkaisun käyttöönotossa ja siihen liittyvässä kouluttamisessa.

Palvelumme ammattiliitoille ja -järjestöille

Tuki liiton digitaalisten palvelujen kehittämiselle

Asiantuntijamme auttavat vuosien kokemuksella liiton digitaalisten palvelujen suunnittelussa ja määrittelyssä sekä palvelukehityksen tiekartoittamisessa. Digitaalisten (ICT) palvelujen tiekartoitus kattaa 3 – 4 vuotta ja luo hyvän perustan digitaalisten palvelujen toteuttamiselle. Olemme tehneet vuosien varrella digitaalisen palvelukehittämisen suunnittelua useille ammattiliitoille.

ICT-tiekartta on tuonut ennennäkemätöntä hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä liiton ICT-palvelukehitykseen. Tämä on vaikuttanut erittäin positiivisesti johdon sitoutumiseen ICT-kehitykseen. SoulCore on onnistunut selvittämään sekä jäsenten että toimistohenkilökunnan kehitystoiveet ja -tarpeet sekä saamaan aikaan kehityssuunnitelman, jota päivittämällä voidaan tehdä ICT-kehitystä vuosiksi eteenpäin. Voimme suositella lämpimästi SoulCoren palveluita muillekin.

Olli Luukkainen, puheenjohtaja, OAJ

GDPR-yhteensopivuus – Tuki liiton tietosuojatyölle

Autamme asiakkaitamme kartoittamaan henkilötietojen käsittelyn nykytilan ja muodostamaan selkeän toimenpidesuunnitelman viranomaisvaatimusten täyttämiseksi. Autamme myös toimenpidesuunnitelman täytäntöönpanossa ja seurannassa.

Kaikki toimittamamme ratkaisut on suunniteltu huomioimaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Automatisoidun sovellustuotannon menetelmämme mahdollistaa tietosuojavaatimusten kattavan ja laadukkaan huomioimisen.

Ratkaisumme valinneet ammattiliitot ja -järjestöt