Ajatuksia julkisista hankinnoista

29.09.2017#SoulStories

Jari Kauppi
Senior Consultant


Julkiset hankinnat herättävät intohimoja, jokaisella on oletettavasti mielipiteitä ja näkemyksiä niistä. Yleensä julkisista hankinnoista uutisoidaan, kun jotain on mennyt pieleen. Niissä täytyy siis olla jotain kiintoisaa!

Alkuun lukijalle yleishuomio tekstistä koskien termiä “Hankintayksikkö”. Termillä tarkoitetaan julkisten hankintojen yhteydessä kilpailuttavaa organisaatiota/yhteisöä, ei organisaation sisällä olevaa hankintaosastoa tai vastaavaa organisaation osaa.

Julkisiin hankintoihin liittyy valtava määrä kaupunkilegendan kaltaisia väittämiä. Yleisimmät niistä liittyvät hintaan tai lopputuloksen valitsemiseen arpomalla.

Alla joitain esimerkkiväittämiä:

  • Aina pakko ottaa se halvin!
  • Ainoastaan hinnalla on merkitystä!
  • Et voi käytännössä vaikuttaa lopputulokseen!
  • Et voi kilpailuttaa sitä mitä oikeasti tarvitset!

Tuossa vain pintaraapaisu legendoista. Julkiset hankinnat ovat väärin ymmärrettyjä monessa mielessä, mutta on kritiikillekin sijaa. Mikä ero julkisella hankinnalla ja "yksityisellä" hankinnalla lopulta on?

Julkisista hankinnoista on olemassa EU-säädöksiin pohjautuva hankintalaki, jonka raameissa hankinnat tulee tehdä. Yksityisellä puolella käytännön mekanismit, kuten markkinakartoitus ja kilpailuttaminen, ovat ihan samoja. Yksityissektorin hankintoja ei samaan tapaan lailla suoranaisesti säädellä, toki mm. hyvien kauppatapojen mukainen toiminta olisi tietysti suotavaa niissäkin.

Yksi suurimmista ongelmista julkisissa hankinnoissa liittyy ikuisuusongelmaan, jonka nimi on kiire. Kiire on tunnetusti kaiken järjellisen tekemisen pahin vihollinen. Kiireestä johtuen tarpeen määrittelyn laatu kärsii, hankintamenettelynä käytetään usein nopeinta mahdollista ja tarjoajien kanssa kommunikointi pidetään mahdollisimman minimaalisena. Näin varmistetaan, että hankinta tulee tehdyksi ilman kattavaa tietoa markkintatarjoomasta ja asiaan liittyvästä muusta tiedosta. Hankintayksikön kannalta ei ole tässä tapauksessa positiivinen asia, että hankinnasta tulee “meidän näköinen”.

Edellä kuvattu toimintatapa johtaa väistämättä tilanteeseen, jossa kilpailutusvaiheen tarve- ja vaatimusmäärittelyt eivät ole optimaaliset eikä markkinoilta löytyvällä tarjonnalla voi välttämättä täyttää niitä järkevällä tavalla. Yksinkertaisesta tarpeesta voi tulla tarpeettoman monimutkainen toteutus. Monimutkainen on harvemmin kokonaistaloudellisesti järkevin ratkaisu. Muutenkin, edellä kuvatussa skenaariossa kytee kylmän sodan ainekset. Toimituksesta voi tulla jäätävä suoritus, kun osapuolilla on eri vaatimusten toteuttamistavoista pahasti eriävät näkymykset. Mikä parasta (tai pahinta), kumpikaan osapuoli ei ole edes väärässä. Hankintaprosessin alussa tehdyt mutkien oikaisut ja kiireet pilaavat koko lopputuloksen, mukaan lukien hankinnan kohteen toteutuksen. Hankintayksikkö ei saa alun perin tarkoittamaansa tai ajattelemaansa lopputulosta. Ajatus oli kyllä oikea, mutta sitä ei saatu kuvattua määrittelyksi saakka ja siitä alkoi alamäki. Ja kun se huomataan, ollaan prosessissa jo liian pitkällä. Harva uskaltaa painaa jarrua tässä vaiheessa. Sitten voikin todeta pelonsekaisin tuntein "antaa mennä kun on alamäki taas".

Toinen lopputuloksiin vaikuttava oleellinen asia on hankintalain soveltamisen puuttuminen. Hankintalaki on raami, jonka puitteissa hankintayksikkö voi toimia. Laki on melko yksinkertainen, sen asettamat konkreettisimmat raamit ovat hankintojen euromääräiset kynnysarvot sekä tietyt määräajat. Loppu onkin sitten lain soveltajan hyödynnettävissä.

Hankintalakiin nihilistisesti suhtautuminen johtaa helposti siihen, että koko hankintaprosessissa suurin osa ajasta ja energiasta kuluu muuhun kuin hankinnan kohteen miettimiseen. Varmistellaan, ettei tarjouspyynnön tekstin muotoilussa tai sisällössä ole mitään sellaista, josta voisi edes teoriassa antaa syitä vetää kilpailutus markkinaoikeuteen. Moni täydellisesti oppikirjan mukaan läpi viety hankintaprosessi ei ole johtanut toivottuun lopputulokseen, edellä kuvatuista syistä. Lakia tulee noudattaa, mutta olisi suotavaa yrittää soveltaa sen suomia uusiakin mahdollisuuksia, esim. innovaatiokumppanuus. Hankintoja myös suositellaan viemään läpi pienempinä kokonaisuuksina, ei ole pakko kilpailuttaa vuosien toteutusprojektia vaativaa kokonaisuutta.

Kaiken kaikkiaan jokainen hankinta tulisi tarkastella tapauskohtaisesti. Monesti kilpailutetaan muutaman vuoden välein saman kaltaisia asioita samalla kaavalla kuin aiemminkin. On syytä kuitenkin muistaa, että maailma ja tarjooma markkinoilla on kovasti muuttunut edellisestä kerrasta. Neljä vuotta sitten toiminut kilpailutusmenetelmä ja -sisältö ei välttämättä vastaa tätä päivää enää ollenkaan.

Hankintalaki pitäisi uskaltaa nähdä työkalupakkina, josta hankinnan suunnittelun alkumetreillä valitaan parhaiten soveltuvat välineet työn suorittamiseksi. Mitä hämärämpi kilpailutuksen kohde on hankintayksikölle, sitä enemmän markkinoilta tulisi etsiä ja pyytää tietoa. Aikaa on myös syytä varata reippaasti. Ja se kommunikaatio, hankintalaki ei kiellä keskustelemasta avoimesti hankintojen kohteista markkinoilla olevien tarjoajien kanssa tiettyyn prosessin pisteeseen saakka.

Yksi selittävä tekijä intoon nojautua hankintalakiin ja toteuttaa sitä “varman päälle" on varmastikin pelko joutua Markkinaoikeuteen. Tilastojen valossa ei ole ihme. Kurkataan Markkinaoikeuteen tehtyjä julkisia hankintoja koskevia oikaisupyyntöjä eli valituksia (Lähde: Markkinaoikeuden vuositilastot)

  • Vuosi 2o16, 426 kpl
  • Vuosi 2015, 524 kpl
  • Vuosi 2014, 590 kpl

Yleensä muiden EU-maiden yhteenlaskettu valitusmäärä ei ylitä Suomen lukuja. Suomessa valitusherkkyys on ihan omaa luokkaansa. Tämä on varmasti osasyynä siihen, ettei lakia yritetäkään tulkita kovin innovatiivisesti. Hankintalain yksi tunnettu pilkkanimitys onkin "kiusantekolaki", mistähän moinen nimi lieneekään tullut...

Itsekin julkisten hankintojen kanssa töitä tehneenä tunnustan, ettei kilpailuttaminen ihan yksinkertainen asia ole. Mutta, kuten kaikessa tekemisessä, korostuu tässäkin orgnisaation sisäinen tiivis yhteistyö. Ilman sitä ei hankinnoissa voi onnistua. Eikä koskaan voi korostaa liikaa kommunikointia yhteistyökumppanien ja markkinoiden suuntaan. Osaamisesta on tottakai myös kyse. Toivottavasti julkiset hankintayksiköt jatkavat panostusta hankintaosaamiseen, vaikka säästöpaineita kaikilla onkin. Hankintojen maailma on muuttunut pysyvästi monimutkaisemmaksi, osaamiseen tulee panostaa koko ajan enemmän ja enemmän jos aikoo pysyä mukana vauhdissa.

Luin aiemmin viikolla Länsiväylä-lehdestä (n:o 71) jutun "Espoo kestävien ja innovatiivisten hankintojen edelläkävijäksi.", kirjoittajina Espoon kaupunginhallituksen 1. varapuheenjohtaja Tiina Elo sekä ympäristölautakunnan puheenjohtaja Kaarina Saramäki. Suosittelen lukemaan jutun, monia hyviä uutta ajattelua edustavaa asiaa on jutussa nostettu esiin. Jos lehtijuttua ei löydy, laittakaa minulle viestiä niin lähetän sen. Otin kuvan lehtileikkeestä.

Ei sitten muuta kuin rohkeasti pää pystyyn ja kohti uusia hankintoja! Let’s be careful out there!