Aiheuttavatko hankinnat painajaisia?

19.09.2017#SoulStories

Jari Kauppi
Senior Consultant


Toisinaan saamme lukea uutisia pieleen menneistä projekteista. Hommat ovat menneet monilta osin vastoin tavoitteita ja lopputuloksena on iso aukko firman kassassa ja taistelevat juristit. Tällä kerralla keskitymme analysoimaan tyypillisiä taustatekijöitä, joiden jäljiltä jää savuavia raunioita.

Vanha sanonta “Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pitää paikkansa erityisesti hankinnoissa. Miksi? Siksi, että alusta lähtien hyvin suunnitellun hankinnan läpivienti on käytännössä suunnitelman johtamista alusta loppuun. Kuulostaa helpolta. Sitähän se oikeastaan onkin, kyse onkin vain siitä, miten homma laitetaan liikkeelle. Väärin rakennettuja perustuksia on vaikea korjata kun rakennusporukka viimeistelee jo kattoa.

Pohditaan seuraavaksi, miksi hankinnat menevät pieleen. Seuraavaksi yleisimpiä syitä ja varmaan monille tuttuja juttuja. Vain pintaraapaisu mutta käsitelkää kuitenkin varoen etteivät tartu!

KIIRE

Ehdottomasti yleisin syy minkä tahansa asian tekemisen huonoon lopputulokseen. Hankintojen yhteydessä kiirettä käytetään surutta perusteluna ja syynä mm. seuraavasti:

  • Hyvä syy olla käyttämättä yrityksen voimavaroja, esim. hankintayksikköä apuna hankinnassa, hankinta kuitenkin hidastaa vauhtia. Yksin olen nopeampi.
  • Erittäin hyvä syy olla tekemättä markkinakartoituksia tai muuta tarjooman selvitystä, kaikki relevantit tarjoajat ovat kuitenkin 100% varmuudella tiedossamme. Markkinahan ei koskaan muutu tai kehity.
  • Hyvä syy olla kilpailuttamatta hankintoja. Kilpailutus on hidaste ja turha vaihe ketterän ja tehokkaan tekemisen pikatiellä.
  • Tosi kiireessä kannattaa myös ohittaa tarpeettomat sopimusneuvottelut ja ryhtyä suoraan vaan toimeen. Sopimuksia voidaan kirjoitella siinä sivussa sitten. Sopimus ja todellinen tekeminenhän ovat aina kaksi eri asiaa, vai mitä?
  • Kiireen nojalla tarvemäärittelyt ja muu vastaava voidaan jättää väliin. Kyllähän me nyt hitto soikoon tiedetään mitä me halutaan! Siinä ei mitään määrittelyitä tarvita.
  • Lopputulosten validointia ja testaamista kannattaa kiiruhtaa, ajan säästämiseksi. Ne voi tarvittaessa jättää tekemättäkin kun itse itselle annetut aikataulut painaa. Tuotanto on paras testaaja.

Tämä setti on tehokkain tapa saada mikä tahansa hankinta karahtamaan tyylikkäästi kiville. Kiireen saa menemään läpi parhaiten lupaamalla yrityksen johdolle mahdollisimman epärealistisen aikataulun. Tämän jälkeen kiire toimii johtajana joka asiassa.

EPÄSELVÄT VASTUUT

Jos joudutaan jonkinlaiseen organisoituun hankintamenettelyyn, on asiat siitäkin huolimatta syytä pitää mahdollisimman dynaamisena ja ketteränä. Kutsutaan kokoon palaveri tai parikin, henkilöitä vähän sieltä ja täältä. Jos joku kyselee jälkikäteen asian perään, voidaan näyttää että porukkaa on kyllä palavereissa ollut (ja löytyy ainakin sopivia ehdokkaita syyllisiksi). Henkilöiden vastuiden määrittelemistä on kuitenkin syytä välttää viimeiseen saakka. Tilanteen mukaan osallistujat voivat käyttää lausetta “Olin mä jossain palaverissa.”. Tässä yhteydessä voi myös vedota "Joku"-nimiseen työkaveriin, löytyy jokaisesta firmasta. Näin kukaan ei ole oikeasti mistään vastuussa.

MINIMAALINEN TARVEMÄÄRITTELY JA KOMMUNIKOINTI

Todellinen "Pro" tekee hankintaa ilman tarve- ja vaatimusmäärittelyitä eikä puhu tekemisistään muille. Argumenttina toimii helposti “Kyllähän me tiedämme mitä haluamme.”. Sitä paitsi, kyllä tarjoajien tulee aavistaa, mitä mahdollisesti haluamme. Jos eivät aavista, ovat vääriä tarjoajia meille, suorastaan huonoja.

Mahdollisimman epämääräiseksi jätetty tarpeen määrittely mahdollistaa myös sen, että voimme kesken prosessin sanoa ajatelleemme jotain ihan muuta. Kätevää, kukaan ei voi vedota mihinkään kirjallisiin määrittelyihin ja ostava Asiakashan on aina oikeassa. Muutenkin liian avoin tarjoajien kanssa kommunikointi rapauttaa arvovaltaamme, miksi muutenkaan kertoisimme kenellekään suunnitelmistamme. Verkostoituminen ja tiedonvaihto on vaarallista, tietoturvaan on hyvä aina vedota.

* * *

Kaikki edellä mainitut toimivat myös yhdessä. Esimerkiksi kiirettä voi käyttää myös perusteluna huolellisen tarvemäärittelyn tai hankintacasen organisoinnin tekemättä jättämiseen.

MIKÄ SITTEN AVUKSI?

Hankinnoissa onnistumiseen on myös välineitä. Nekin ovat yksinkertaisia. Yksi tärkeimmistä on organisaation sisäinen yhteistyö ja avoin kommunikaatio. Kommunikaation on suositeltavaa olla avointa myös yhteistyökumppanien suuntaan. Ei nimittäin ole oletettavaa, että kumppanit tuntevat liiketoimintasi perimmäiset syyt jonkin hankinnan tekemiselle. Hankinnoilla kun on suora yhteys bisnekseen.

Yhteistyön tulee käynnistyä jo toiminnan suunnittelusta. Sehän on käytännössä ensimmäinen hetki, kun hankintatarpeita alkaa nousta esiin. Prosessi voi kulkea karkeasti ottaen seuraavasti:

  1. Strategiatyö ja toiminnan suunnittelu liiketoiminnoissa
  2. Karkean tason hankintasuunnitelmat, priorisointi ja mahdolliset hankintastrategiat
  3. Organisointi ja vastuuttaminen (hankinta-, kategoriatiimit tai vastaavat)
  4. Hankintasuunnitelmien ja -strategioiden tarkentaminen
  5. Hankintojen tavoitteellinen läpivienti ja johtaminen

Edellä mainittu ei siis ole “Hankinta”-nimisen tukiyksikön yksintyöskentelynä tapahtuvaa räpiköintiä vaan koko yrityksen läpileikkaavaa suunnitelmallista tekemistä. Vieläpä niin, että kyseessä on jatkuva prosessi.

Jotkut puhuvat kategoriatyöskentelystä ja kategoriastrategioista, toisaalla termit voivat olla jotain muuta. Yhtä kaikki, jokaisessa tausta ja tavoite on sama: Johdettu tavoitteellinen yhteistyö läpi organisaation.

Joku voi todeta että “Ei noilla kuuhun mennä!”. Väitän, että kuuhun mentiin nimen omaan tavoitteellisella ja määrätietoisella johtamisella. Suosittelen siis kaikille kuun tavoittelemista taivaalta!